Centro de ayuda
Cómo funciona VinculAI, explicado por lo que quieres hacer. Si buscas ayuda como paciente, está todo en la segunda parte.
Para tu consulta
Empezar
Poner la consulta en marcha y recibir la primera reserva.
- Primeros pasosQué es VinculAI y qué hacer el primer día para empezar a recibir pacientes.
- Configura tu consultaLa guía de Inicio —pacientes, horario, especialidades, emisor, servicios y cobro—: lo hecho, lo que falta y su porqué.
- Traer tus datos de otro programaSube lo que tengas —el export de tu programa, tus Excel o nuestra plantilla— y lo cargamos nosotros.
- Recibir tu primera reservaLos dos enlaces de reserva, en qué se diferencian y dónde compartirlos.
- Traer las sesiones que ya disteTu historial de sesiones anteriores en VinculAI: sin avisar a nadie y sin emitir recibos.
- Traer las citas que ya tienes dadasTu agenda futura en VinculAI: entra confirmada y sin avisar al paciente.
- Que te montemos la consultaQué implica que carguemos tus datos: el acceso a tu clínica, tus ficheros y quién los ve.
El día a día
La agenda, los pacientes, las notas y la comunicación.
- La agendaCrear, mover y cancelar citas, y qué significa cada estado.
- Citas que se repitenCrear de una vez todas las citas de un paciente fijo (cada semana, cada quincena, al mes) y moverlas o cancelarlas juntas.
- Confirmar citas: quién tiene que decir que síPor qué tus citas nacen esperando al paciente, cómo agendar a quien tienes delante y cómo aceptar las reservas.
- Recordatorios automáticos y plazosLos avisos automáticos, cuáles se apagan, y los plazos que gobiernan lo que el paciente puede hacer.
- Quitar el botón «No podré ir» de los avisosSi te cancelan de más con un toque desde el correo o el WhatsApp, puedes quitar ese botón.
- Un solo aviso por citaSi a tus pacientes les llegan demasiados avisos, deja uno solo: 24, 48 o 72 horas antes de la cita.
- Cerrar la sesión y decidir qué sigueMarcar la sesión como completada, agendar la próxima cita del paciente ahí mismo y recoger las que quedaron sin cerrar.
- Justificante de asistenciaEl papel con tu firma que certifica que el paciente vino a la sesión, para su trabajo o el colegio: descargarlo o mandárselo por correo.
- La lista de esperaCómo se apunta alguien a un hueco ocupado, qué dispara el aviso y por qué no hay pantalla donde verla.
- PacientesDar de alta, la ficha y derivar a un profesional.
- Fichas duplicadasCuándo te avisa VinculAI de que alguien ya puede tener ficha y cómo unificar dos fichas de la misma persona.
- Dar de alta un pacienteEl alta manual: qué es obligatorio, qué hacer si esa persona ya parece tener ficha y por qué a veces no sale el email de bienvenida.
- Dar de alta a un menor sin emailLa bienvenida le llega a su representante legal, que con ella gestiona las citas del menor desde su portal.
- Menores, tutores y personas allegadasRegistrar al representante legal, darle acceso a las citas del menor y hasta dónde llega ese acceso.
- Archivar o suprimir un pacienteQuitarlo de la lista, borrarlo de verdad o exportar su expediente: en qué se diferencian.
- Notas clínicasEscribir la nota de cada sesión, la ayuda de la IA y quién puede leerlas.
- Dictar la nota por vozCuentas la sesión en voz alta, la IA te la deja redactada y tú la revisas antes de guardar.
- Documentos: compartir, generar y firmarLa pestaña Documentos de la ficha: los archivos que compartes con su portal y los que tiene que firmar el paciente.
- Cuestionarios y escalas (PHQ-9, GAD-7, acogida)Mandar un PHQ-9, un GAD-7 o la acogida, pasarlo en consulta, ver la puntuación y su evolución, y qué hacer con un aviso.
- VideosesiónLa sala online: cómo se activa, cuándo se envía el enlace y qué no se graba.
- Abrir la sala de videosesiónDejar entrar al paciente, a qué hora se abre la sala y qué hacer si se pierde el enlace.
- El portal del pacienteQué ve tu paciente cuando entra, y el chat que lees tú (no una IA).
- Mensajes: la bandeja y el chat con el pacienteEscribir, adjuntar, saber si lo ha leído y quién más puede leerlo.
- Apagar el chat con pacientesSi atiendes por WhatsApp o por teléfono, puedes cerrar el chat del portal.
- Los avisos que recibes túLa campana, el correo y los avisos al móvil: qué se silencia, dónde y qué no se apaga.
- Estadísticas: leer la marcha del negocioQué mide cada cifra, cómo acotar el periodo y el profesional, y por qué «Cobrado» no cuadra con Facturación.
Cobros y facturación
Cobrar una sesión, emitir recibos y preparar el trimestre.
- Cobrar una sesiónMarcar la sesión pagada, hacerle llegar el recibo, la señal al reservar y las devoluciones.
- Cobrar online con tarjeta o PayPalConectar tu pasarela, mandar el enlace de pago y saber qué te llega de verdad tras la comisión.
- Conectar tu PayPal paso a pasoDónde sacar el Client ID y el Secret de PayPal, por qué tiene que ser «Live» y qué hacer con cada error.
- Bonos y packs de sesionesVender un pack de sesiones prepagadas, vincularlo a las citas y por qué su recibo sale entero el día de la venta.
- El catálogo de bonos, y cómo corregir uno vendidoLos packs que vendes, con su precio de lista, y qué se puede cambiar de un bono ya vendido sin tocar su recibo.
- Bonos: para qué sesiones vale, ausencias y reservas del pacienteA qué servicios se aplica cada bono, qué pasa si el paciente no viene o cancela tarde, y cómo se cubren solas las citas que reserva él.
- El recibo del bono: descargarlo, enviarlo y rectificarloDónde está el recibo de un bono, cómo hacérselo llegar al paciente y cómo corregir su importe.
- Facturación: qué es cada documento y dónde estáEl mapa de la sección: qué hace cada pestaña, qué documento emite cada caso y a qué artículo ir.
- Tu logo y tu color en las facturasElige una plantilla de membrete, pon el logo y el color de tu consulta, o usa tu propio papel con membrete. Lo legal no se mueve.
- A nombre de quién se emite el reciboFacturar a la empresa, a la mutua o al representante de un menor, y por qué hay que decidirlo antes del primer cobro.
- Datos fiscales: quién emite, con qué serie y cuándoElegir si los recibos salen con tu NIF o con el de la clínica, las series que los numeran y cuándo se emiten.
- Facturar a una empresa o instituciónEmitir una factura a un colegio, una empresa o un ayuntamiento: su serie FE, el IVA de cada concepto y la retención de IRPF.
- Me he equivocado al cobrar o al facturarAnular o rectificar un recibo, y el orden correcto para desbloquear una sesión ya facturada.
- Veri*factu: el QR de tus facturasEl QR y la leyenda que llevan tus facturas, y por qué una factura ya emitida no se puede tocar.
- Cómo cobra cada profesional del equipoLos tres modos de la ficha del miembro: quién emite el recibo al paciente y qué cambia en IRPF, IVA y coste.
- Si facturas tú, con tu NIFDónde están tus recibos, qué se apaga si te faltan datos fiscales o pasarela, y quién los numera.
- Tu liquidación mensual al centroLa factura que le pasas a la clínica por tu parte de las sesiones: la emites tú, cómo se calcula y cuándo cuenta.
- Colaborar en un centro que no usa VinculAIGuarda las condiciones del centro, apunta las sesiones que haces allí y emítele la factura del mes.
- Las facturas que recibes de tu equipoLas liquidaciones que te pasan tus colaboradores, qué hace «marcar como pagada» y cómo facturar a quien cobra en directo.
- Gastos: subirlos, confirmarlos y deducirlosSubir las facturas de gasto, revisar lo que ha leído la IA y confirmarlas: en borrador no cuentan en ninguna parte.
- Para tu gestor: modelos y librosQué calcula cada modelo del trimestre, qué facturas cuentan y qué archivo mandarle a tu asesoría.
Tu consulta
Servicios, horario, equipo, documentos, plan y la inteligencia artificial.
- Servicios y preciosQué ofreces, cuánto dura, cuánto cuesta y si se puede hacer online.
- Tu disponibilidadEl horario en el que atiendes y cómo bloquear vacaciones y festivos.
- Tu Google CalendarQue tus citas salgan en tu Google, y que lo que apuntas en Google bloquee tus huecos en VinculAI.
- Tu equipoSumar un profesional o a recepción a tu clínica, qué ve cada rol y por qué hay que declarar la profesión.
- Tus propios cuestionarios y escalasCrear en Ajustes un cuestionario o una escala con puntos y tramos, y mandarlo desde la ficha como el PHQ-9.
- Cuestionarios automáticos: acogida y seguimientoQue la acogida salga sola al reservar la primera cita, y un PHQ-9 (o el que elijas) cada pocas sesiones.
- Las plantillas de lo que firma el pacienteDónde se redactan los documentos, qué marcadores se rellenan solos y por qué el de protección de datos no es un consentimiento.
- Tu propio PDF para firmarSube tu consentimiento en PDF, marca dónde firma el paciente y dónde van su nombre, DNI y fecha, y lo firma viéndolo tal cual.
- Mi cuenta: tus datos, tu profesión y tu perfilLo que es tuyo como persona y no de la clínica: identidad, acceso, DNI, colegiado y a quién atiendes.
- Verificación en dos pasos y sesiones abiertasUn código además de la contraseña: al email o en una app. Dispositivos de confianza, sesiones y cerrar las demás.
- Tu perfil público y el de la clínicaPublicar tu ficha y la de tu consulta en VinculAI: qué se ve, por qué no sale en Google y el botón para tu propia web.
- Tu página webElegir plantilla y colores, rellenar tus datos, publicarla y quitarla cuando quieras.
- Tus horas libres en tu propia webEl código que pegas en tu web de WordPress, Wix o Squarespace para enseñar tus próximas horas libres.
- Trabajar con varias clínicasCrear otra clínica, cambiar de una a otra y qué se puede y qué no en «Todas las clínicas».
- Tu plan y los créditos de IAQué incluye tu plan, qué son los créditos y qué pasa cuando se acaban.
- La inteligencia artificial de VinculAIQué hace cada asistente, qué no hace ninguno y dónde están tus datos.
- Exportar, cerrar o traspasarLlevarte todos tus datos, pasarle la clínica a otra persona o darte de baja, y qué queda después.
- Novedades: lo último de VinculAIDónde ver lo que hemos añadido a VinculAI, contado en una o dos frases, y cómo se marca como leído.
- Escribirnos a soporteCuándo escribirnos, qué contarnos y qué NO mandarnos nunca.
Para pacientes
Esta parte está escrita para las personas que van a consulta. Puedes enlazársela directamente.
Para pacientes
Reservar, pagar, entrar a la videollamada y usar el portal.
- Pedir citaCómo reservar por el enlace de tu consulta y qué pasa justo después.
- Mis citas en el portalQué significa cada estado de tu cita, qué botones te salen y por qué a veces no.
- Cambiar o anular tu citaCómo mover tu cita a otro día o anularla, y hasta cuándo puedes hacerlo.
- Las citas de un hijo o de alguien a tu cargoLlevar desde tu propia cuenta las citas de un menor o de una persona a la que representas.
- Entrar en tu portalQué es tu zona privada, cómo se entra y qué hacer si pierdes el acceso.
- Mi cuenta del portalTu foto, tu nombre, tu contraseña y qué avisos quieres recibir en el móvil.
- Pagar tu sesiónLa señal, el pago por adelantado y dónde están tus recibos.
- Tu sesión por videollamadaCómo entrar, qué necesitas y qué hacer si no te funciona.
- Escribir a tu profesionalEl chat de tu portal: quién lo lee y para qué no sirve.
- Cuestionarios de tu consultaQué hacer con el enlace a un cuestionario, quién ve tus respuestas y por qué no ves una puntuación.
- Documentos y firmasQué te pueden pedir firmar, cómo se firma y dónde queda guardado.
- Tus datosQuién es responsable de tu información y cómo ejercer tus derechos.
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